Gemeente Lopik

Gemeente Lopik vernieuwde haar digitale werkplek en de manier van samenwerken. Flopita begeleidde deze verandering met aandacht voor techniek, duidelijke werkafspraken en betrekken van de medewerkers.

De situatie

De bestaande ICT-omgeving was verouderd en sloot onvoldoende aan op de behoefte aan flexibel en gebruiksvriendelijk werken. Medewerkers werkten vanuit Citrix en bewaarden bestanden op traditionele netwerkschijven.

De gemeente wilde overstappen naar een moderne digitale werkplek met Microsoft 365 en Workspace365. Dat vroeg ook om een andere werkwijze: samen aan documenten werken, informatie op de juiste plek bewaren en zorgvuldig omgaan met toegang. Digitale vaardigheden en een gedegen adoptie aanpak waren daarom cruciaal voor deze opdracht.

De aanpak

Vanuit Flopita gaf Arthur de Kanter leiding aan de implementatie en adoptie. Hij verbond de technische uitvoering door Centric aan de voorbereiding, besluitvorming en begeleiding binnen de gemeente.

De aanpak bestond uit drie samenhangende onderdelen:

• Medewerkers actief betrekken. Koplopers uit de organisatie testten de werkplek, dachten mee over de inrichting en hielpen de nieuwe werkwijze vorm te geven. Hun ervaringen stuurden de voorbereiding en uitrol.
• Stapsgewijs overstappen en leren. Praktische workshops combineerden het inrichten van de werkplek met uitleg en ondersteuning. De bestandsmigratie vond op teamniveau plaats, met aanvullende begeleiding bij digitaal samenwerken.
• Duidelijke afspraken vastleggen. Voor Teams, SharePoint en OneDrive kwamen afspraken over documentopslag, eigenaarschap en toegang. Samenwerken in één document werd het uitgangspunt. Het gemeentelijke zaaksysteem bleef de plek voor officiële archivering.

Het resultaat

Een moderne digitale werkplek en medewerkers die de nieuwe werkwijze in de praktijk toepassen.

• Een moderne werkomgeving: Windows 11, Workspace365 en Microsoft 365 zijn ingevoerd. E-mail is gemigreerd naar Exchange Online en Microsoft 365 is ook mobiel toegankelijk.
• Een nieuwe basis voor digitaal samenwerken: Teams, SharePoint en OneDrive zijn ingericht op basis van gezamenlijke werkafspraken. Bestanden zijn overgezet, met Financiën als resterende uitzondering bij projectafsluiting.
• Duidelijke verantwoordelijkheden. Afspraken over documentopslag, eigenaarschap en toegang. Het zaaksysteem blijft de plek voor officiële archivering.
• Meer kennis en draagvlak bij medewerkers. Koplopers en praktische workshops droegen aantoonbaar bij aan de inbedding van de nieuwe werkwijze, zoals vastgesteld in de eindrapportage.