Buro BOOT: een moderne werkplek, slimmer samenwerken en regie op ICT

Bij ingenieursbureau BOOT begeleidden we de vernieuwing van de digitale werkplek. Tegelijk versterkten we de samenwerking en legden we de basis voor een ICT-organisatie die meer regie voert.

De situatie: ICT zat het dagelijkse werk in de weg

Buro BOOT werkt aan een toekomstbestendige leefomgeving, met expertise in onder meer civiele techniek, milieuadvies en geo-informatie. Betrouwbare projectinformatie en goede samenwerking zijn daarbij essentieel.

Medewerkers ervaarden vertragingen en verstoringen in de digitale werkomgeving. Het ICT-team besteedde veel tijd aan onderhoud en instandhouding, waardoor weinig ruimte overbleef voor verbetering. Verschillende werkwijzen en verspreide documentopslag zorgden bovendien voor zoekwerk en dubbele data.

BOOT wilde een moderne digitale werkplek, eenduidige samenwerking en meer grip op ICT.

De aanpak: technologie, mensen en organisatie verbinden

Als programmamanager vertaalde Arthur de Kanter het informatiebeleidsplan naar een concreet verbeterprogramma. Hij verbond directie, medewerkers, ICT en leveranciers en realiseerde de transitie.

De aanpak richtte zich op drie onderdelen:

• Een moderne digitale werkplek. We begeleidden de overgang van de virtuele desktopomgeving naar laptops met Microsoft 365. Leveranciers verzorgden de technische implementatie; Arthur voerde de regie en bewaakte de aansluiting op de gebruikersbehoeften.
• Samenwerken vanuit duidelijke afspraken. Via workshops en een koplopersgroep betrokken we medewerkers bij de nieuwe werkwijze. We legden vast hoe BOOT Teams, SharePoint en Fuse gebruikt, waar documenten thuishoren en wie waarvoor verantwoordelijk is. Medewerkerstraining ondersteunde de verandering.
• Meer regie op ICT. We werkten rollen en scenario’s uit voor de toekomstige ICT-organisatie. Met technisch beheer bij leveranciers en intern meer aandacht voor functioneel beheer, gebruikersbehoeften en leveranciersaansturing.

Het resultaat: een digitale basis om op voort te bouwen

Het programma leverde concrete resultaten op:

• De overgang naar de moderne digitale werkplek is afgerond, met laptops en Microsoft 365.
• Beleid en werkafspraken voor digitaal samenwerken zijn vastgelegd, inclusief documentopslag, communicatie en eigenaarschap.
• Medewerkers zijn betrokken en ondersteund via workshops, een koplopersgroep en training.
• De toekomstige ICT-organisatie is uitgewerkt, met duidelijke rollen en inrichtingsscenario’s.

BOOT beschikt daarmee over een vernieuwde digitale werkplek én kaders voor samenwerking en beheer. Een fundament waarop de organisatie haar verdere digitalisering kan bouwen.