NOC*NSF

Onder de de titel Samenwerken @ NOC*NSF maakte de sportkoepel de overstap naar activiteitgericht werken. Als programmamanger was Arthur de Kanter verantwoordelijk voor de herinrichting van het kantoor, de digitale ondersteuning en de adoptie van de medewerkers .

De situatie

Een andere manier van samenwerken vraagt om meer dan een nieuwe kantoorindeling.

NOC*NSF wilde de samenwerking tussen medewerkers en afdelingen beter ondersteunen. De bestaande kantooromgeving met afzonderlijke kamers sloot onvoldoende aan op de gewenste openheid, ontmoeting en kennisdeling.

De ambitie was een inspirerende werkomgeving waarin medewerkers gemakkelijker konden samenwerken en zich konden concentreren. Ook moest het mogelijk zijn om onafhankelijk van tijd en plaats te werken. Papendal bleef daarbij de centrale plek voor ontmoeting en samenwerking.

Dat vroeg om veranderingen in de huisvesting, ICT, werkafspraken en het gedrag van medewerkers en leidinggevenden.

De aanpak

Een regie op de werkplek, de technologie en de verandering.

Als Hoofd ICT Services en programmamanager gaf Arthur leiding aan de realisatie. Hij bracht de betrokken disciplines samen en vertaalde het werkconcept naar een uitvoerbare aanpak, met heldere verantwoordelijkheden en afstemming met management, medewerkers en de betrokken uitvoerende partijen.

Drie onderdelen vormden de basis:

• Huisvesting: een open en flexibel kantoor met verschillende plekken voor concentratie, overleg en informeel contact.
• ICT: werkplekautomatisering en audiovisuele voorzieningen die de nieuwe manier van werken ondersteunden.
• Gedrag: gezamenlijke werkafspraken en begeleiding bij het gebruik van de nieuwe omgeving.

Medewerkers kregen een actieve rol in de verandering. Via een klankbordgroep konden afdelingen hun behoeften, vragen en ervaringen inbrengen. De aanpak bood ruimte om de begeleiding per team af te stemmen. Leidinggevenden kregen verantwoordelijkheid voor de verandering binnen hun eigen afdeling.

Het projectteam introduceerde het werkconcept via roadshows, nieuwsbrieven en persoonlijke gesprekken. Daarmee kregen medewerkers uitleg over zowel de nieuwe voorzieningen als de manier waarop zij deze samen konden gebruiken.

Het resultaat

Een vernieuwde werkomgeving, met afspraken en eigenaarschap voor het dagelijks gebruik.

In november 2018 nam NOC*NSF de vernieuwde werkomgeving in gebruik: een clubhuis voor de sport, ingericht rond verschillende activiteiten.

• Activiteitgericht werken ingevoerd: Vaste werkplekken maakten plaats voor gedeelde plekken en zones voor concentratie, samenwerking en ontmoeting.
• Fysieke en digitale voorzieningen gerealiseerd: De verbouwing, inrichting, werkplekautomatisering en audiovisuele voorzieningen waren afgerond.
• Medewerkers betrokken bij het werkconcept: De nieuwe werkwijze was samen met collega’s uitgewerkt en binnen de organisatie geïntroduceerd.
• Borging in de organisatie geregeld: Het Happiness Team kreeg de belangrijke taak voor het levend houden van het concept en het stimuleren van de werkafspraken.

Zo kreeg NOC*NSF een samenhangende basis voor een andere manier van werken: met passende voorzieningen, betrokken medewerkers en duidelijke verantwoordelijkheid voor een duurzaam vervolg.